ENTRETIENS PROFESSIONNELS : DATE MAXI 30 JUIN 2021 ... AVANT PÉNALITES !
En raison du contexte de la crise sanitaire, vous avez jusqu’au 30 juin 2021 pour réaliser les entretiens professionnels « état des lieux » de vos collaborateurs.
Si vous n’êtes pas à jour à cette date, vous devrez déclarer que vous n’êtes pas en conformité avec vos obligations légales et verser le montant correspondant aux salariés n’ayant soit pas bénéficié de leurs entretiens professionnels ou d’une formation non obligatoire.
Mais alors, qu’est-ce que l’entretien professionnel et comment s’y préparer ?
« Un moment-clé… »
L'ENTRETIEN PROFESSIONNEL : UN RENDEZ-VOUS INCONTOURNABLE ET UNE OBLIGATION LÉGALE !
Il permet de gérer le parcours professionnel des collaborateurs et le développement de leurs compétences.
Contrairement à l’entretien annuel d’appréciation dont l’objectif est d’évaluer la performance d’un collaborateur, l’entretien professionnel consiste à aborder le projet professionnel, les souhaits de mobilité interne et, le cas échéant, les besoins de formation du collaborateur. Il est un moment-clé dans la relation managé-manager. L’entretien professionnel est une obligation légale imposée par le législateur pour toutes les entreprises peu importe leur effectif. Institué par l’ANI de 2013 et réaffirmé par la loi « Avenir Professionnel » de 2018, il se tient tous les 2 ans et s’adresse à tous les salariés qui ont au moins 2 ans d’ancienneté. Un état des lieux récapitulatif a lieu tous les 6 ans.
L’entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption (congé de maternité, congé parental à temps plein ou partiel, congé d’adoption, congé de soutien familial, congé sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, arrêt maladie de plus de 6 mois, mandat syndical).
Depuis le 1er janvier 2019, l’employeur doit donner au salarié de nouvelles informations sur l’activation du compte personnel de formation du collaborateur (CPF), les abondements que l’entreprise est susceptible de financer et le recours possible au conseil en évolution professionnelle (CEP).
OBLIGATION COMPLÉMENTAIRE : L'ÉTAT DES LIEUX RÉCAPITULATIF, TOUS LES 6 ANS
Pour vérifier que ces entretiens professionnels permettent bien l’évolution du salarié, la loi du 5 mars 2014 avait prévu une autre obligation pour l’entreprise : l’état des lieux récapitulatif.
L’état des lieux peut être considéré comme un bilan des entretiens professionnels. Il se déroule tous les 6 ans, c’est à dire tous les 3 entretiens professionnels. Il concerne les entreprises d’au moins 50 salariés.
Il permet de s’assurer qu’au cours de ces 6 dernières années, le salarié a :
→ suivi au moins une action de formation,
→ acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel…) par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience – VAE,
→ bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle,
→ bénéficié des entretiens professionnels prévus.
Un compte-rendu de l’état des lieux est alors rédigé durant cet entretien et une copie est remise au salarié.
COMMENT ORGANISER UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL ?
En l’absence de référence, la convocation à l’entretien professionnel peut être transmise dans un délai raisonnable de 8 à 15 jours. La convocation doit préciser l’heure et le lieu de l’entretien, étant entendu que celui-ci doit se dérouler pendant le temps de travail et sur le lieu de travail. Il donne donc droit à rémunération. Si le salarié refuse l’entretien, il est fortement conseillé de lui faire signer un document de décharge.
L’entretien professionnel peut s’organiser en 3 phases :
- Un état des lieux de l’évolution professionnelle et la situation actuelle : compétences développées, actions de formations réalisées et des difficultés rencontrées.
« Définir des objectifs est la première étape dans la transformation de l’invisible vers le visible ».
Tony Robbins
- Une expression des souhaits de formation du salarié, des perspectives d’évolution de sa qualification et de son emploi. De la même façon, l’employeur peut exposer les axes stratégiques de l’entreprise, ses attentes et ses objectifs.
- Enfin, l’employeur et le salarié réfléchissent ensemble sur la construction du parcours professionnel du salarié.
L’entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail et est assimilé à du temps de travail effectif. Il a lieu dans les locaux de l’entreprise.
Conseils :
Il est recommandé de séparer les deux entretiens (annuel et professionnel). Si l’entreprise souhaite les conduire au même moment, pour des raisons d’organisation du travail et d’agenda, il est important de prévoir deux supports distincts pour les deux entretiens et de prévoir une coupure entre les deux pour bien les distinguer.
MANAGERS, COMMENT ÊTRE PLUS EFFICACE ?
Considérer le salarié comme co-acteur de son évolution professionnelle est un changement majeur à prendre en compte. Pour cette raison, il est nécessaire d’envisager l’entretien professionnel dans la concertation, en suivant trois principes clés :
- la co-responsabilité dans l’analyse des compétences et dans l’identification du projet du salarié ;
- la co-décision dans la mise en œuvre (proposer des modalités) ;
- le co-investissement pour certaines actions de formation (l’entreprise paye les coûts pédagogiques, le salarié s’y consacre en dehors de son temps de travail).
Lors de l’entretien professionnel, le manager devient un réel « révélateur » de compétences et de motivation en clarifiant le projet professionnel de ses collaborateurs et en leur présentant les perspectives d’évolution professionnelles au sein de l’organisation. Son rôle va donc être d’accompagner le développement de ses collaborateurs en les aidant à acquérir des compétences complémentaires en phase avec leurs projets professionnels et en les aidant à découvrir les perspectives d’évolution offerte par l’entreprise.
Si l’on part du principe que les compétences s’acquièrent et se développent dans l’action, la première mission d’un manager est de proposer des mises en situation pouvant être des occasions d’apprentissage. Il faut saisir les situations qui peuvent représenter une source de développement pour les collaborateurs sans présenter un risque trop important pour l’entreprise.
LA SOLUTION D'EXTERNALISATION
Cette obligation légale supplémentaire, qui a un fondement rempli de sens et d’utilité, est parfois et malgré tout un vrai casse tête pour les Entreprises absorbées par leur quotidien. Qu’elles soient PME ou parfois ETI, on leur demande désormais d’investir du temps supplémentaires qu’elles n’ont plus forcément, surtout en ces temps de crise COVID.
C’est pourquoi la solution leur est offerte, désormais, d’externaliser auprès de Consultants RH qui sauront leur apporter à la fois du conseil, de l’expertise et enfin du temps et des outils. Cela vaut donc la peine de se renseigner.
L’entretien professionnel externalisé permet dès lors à l’entreprise d’échapper à des sanctions financières en se conformant à une obligation légale dans le cadre de sa responsabilité employeur, tout en apportant à ses collaborateurs une écoute experte sur leurs projets d’évolution professionnelle.
Jérémy DESGRANGES
