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Nous avons pu, au regard des données et expériences accumulées établir que la gestion du temps et de l’organisation était importante pour les commerciaux.
Soft skills : maximisez votre efficacité
Dans le monde concurrentiel du commerce, la réussite ne dépend plus uniquement des compétences techniques. Découvrez comment la gestion du temps et de l’organisation peut transformer votre carrière de commercial.
Pour se démarquer et atteindre leurs objectifs, les commerciaux doivent aujourd’hui faire preuve d’efficacité, respecter les délais et optimiser leur productivité. C’est là que la gestion du temps et l’organisation prennent tout leur sens en tant qu’atouts incontournables. Dans cet article, nous allons explorer en détail l’importance cruciale de ces soft skills pour les commerciaux et démontrer comment leur maîtrise peut véritablement transformer leur carrière.
Le rôle des commerciaux est en constante évolution. Outre la vente de produits ou de services, ils sont de plus en plus souvent amenés à développer des relations durables avec les clients, à répondre à leurs besoins et à anticiper leurs attentes. Dans ce contexte dynamique, les compétences traditionnelles ne suffisent plus. Les commerciaux doivent non seulement être compétents dans leur domaine, mais aussi être capables de gérer efficacement leur temps, de hiérarchiser leurs tâches et de rester organisés pour pouvoir répondre aux exigences croissantes du marché.
Cependant, la gestion du temps et l’organisation ne sont pas simplement des compétences à acquérir, mais plutôt un état d’esprit à adopter. Les commerciaux qui excellent dans ces domaines sont souvent dotés d’une discipline personnelle et d’une vision claire de leurs objectifs. Ils comprennent que le temps est une ressource précieuse et qu’il est essentiel de l’utiliser judicieusement pour maximiser leur impact et leur efficacité.
Identifier les tâches prioritaires
Dans un environnement commercial où les sollicitations sont nombreuses et les demandes incessantes, il est essentiel pour les commerciaux de savoir identifier et hiérarchiser les tâches prioritaires. Cela leur permet de concentrer leurs efforts sur les activités qui ont le plus d’impact sur leurs objectifs et leur performance.
La première étape pour identifier les tâches prioritaires consiste à évaluer l’importance et l’urgence de chaque tâche. Certaines tâches peuvent être cruciales pour le succès d’un projet ou d’une vente, tandis que d’autres peuvent être plus accessoires ou moins urgentes. Il est important de prendre en compte les délais, les échéances, les attentes des clients et les objectifs fixés.
Une approche efficace pour classer les tâches consiste à utiliser la matrice d’Eisenhower, également connue sous le nom de matrice d’importance-urgence. Cette matrice permet de catégoriser les tâches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence. Les tâches sont réparties dans quatre quadrants :
Urgent et important : Les tâches qui nécessitent une action immédiate et qui ont un impact significatif sur les résultats. Elles doivent être traitées en priorité absolue. Il peut s’agir, par exemple, de répondre à un client potentiel important, de finaliser une proposition commerciale ou de résoudre un problème urgent.
Important, mais non urgent : Les tâches qui ont un impact à long terme sur les objectifs, mais qui ne nécessitent pas une action immédiate. Il est essentiel de consacrer du temps régulièrement à ces tâches pour éviter qu’elles ne deviennent urgentes à l’avenir. Cela peut inclure des activités telles que la prospection de nouveaux clients, le renforcement des relations avec les clients existants ou le développement de compétences professionnelles.
Urgent, mais non important : Les tâches qui sont pressantes, mais qui n’ont pas un impact majeur sur les résultats à long terme. Il est important de minimiser le temps consacré à ces tâches ou de les déléguer autant que possible. Il peut s’agir par exemple de réunions non essentielles, de certaines demandes administratives ou de tâches sans réelle valeur ajoutée.
Non urgent et non important : Les tâches qui n’ont pas un impact significatif sur les résultats et qui peuvent être considérées comme des distractions. Il est préférable de les éviter ou de les limiter au maximum. Cela peut inclure la navigation sur Internet sans but professionnel, les activités non liées au travail ou les interruptions non nécessaires.
En identifiant clairement les tâches prioritaires à travers cette matrice, les commerciaux peuvent se concentrer sur les actions qui génèrent le plus de valeur. Cela leur permet de maximiser leur efficacité et de consacrer leur temps et leurs ressources aux activités les plus importantes pour atteindre leurs objectifs commerciaux.
Planifier et organiser
Une fois que les commerciaux ont identifié les tâches prioritaires grâce à la matrice d’Eisenhower, ils peuvent utiliser différentes techniques et outils pour organiser et planifier efficacement leur travail. Voici quelques stratégies pratiques :
La technique Pomodoro : Cette technique de gestion du temps consiste à travailler sur une tâche spécifique pendant une période de temps définie (par exemple, 25 minutes), puis à prendre une courte pause (par exemple, 5 minutes). Après quatre cycles de travail, une pause plus longue est accordée. La méthode Pomodoro aide les commerciaux à se concentrer intensément pendant de courtes périodes, à éviter la procrastination et à maintenir un rythme de travail soutenu.
La planification quotidienne ou hebdomadaire : Prendre le temps de planifier quotidiennement ou hebdomadairement ses tâches permet aux commerciaux de rester organisés et de garder le cap sur leurs objectifs. Ils peuvent répartir les tâches prioritaires sur des plages horaires spécifiques, en tenant compte de leur niveau d’urgence et de leur importance. Cela aide à éviter la surcharge de travail et à maintenir une progression régulière dans l’accomplissement des tâches.
La méthode GTD (Getting Things Done) : Développée par David Allen, la méthode GTD est une approche de gestion du temps et de l’organisation qui met l’accent sur la capture, la clarification, l’organisation, la réflexion et l’engagement envers les tâches. Elle encourage les commerciaux à noter toutes les tâches, idées ou informations dans un système fiable, à les traiter régulièrement et à les organiser en catégories telles que “À faire”, “En attente”, “À planifier” ou “À déléguer”. Cette méthode permet de garder une vue d’ensemble claire de toutes les tâches et de prioriser efficacement.
Les outils de gestion des tâches : Il existe de nombreux outils numériques pour organiser et suivre les tâches prioritaires. Les applications de gestion des tâches telles que Todoist, Trello, Asana ou Microsoft To Do permettent de créer des listes de tâches, d’établir des échéances, de définir des rappels et de collaborer avec d’autres membres de l’équipe. Ces outils offrent une visibilité et une structure claires pour les commerciaux, facilitant ainsi la gestion de leurs tâches et leur suivi.
La délégation et l’automatisation : Les commerciaux doivent reconnaître les tâches qui peuvent être déléguées ou automatisées. Certaines activités, bien qu’importantes, peuvent être effectuées par d’autres membres de l’équipe ou par des outils technologiques. Cela libère du temps précieux pour se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée et sur les interactions avec les clients.
En utilisant ces techniques et outils, les commerciaux peuvent améliorer leur productivité, réduire le stress lié à une charge de travail importante et maintenir une organisation efficace de leurs tâches prioritaires.
Pour optimiser davantage la gestion du temps et de l’organisation, il est essentiel pour les commerciaux de développer une discipline personnelle solide et de maîtriser la gestion des interruptions. Voici pourquoi ces aspects sont cruciaux :
Discipline personnelle : La discipline personnelle est la capacité à se fixer des objectifs clairs, à respecter les délais et à maintenir des habitudes de travail productives. Pour les commerciaux, cela implique de créer une routine quotidienne qui leur permet de rester concentrés et organisés. Cela peut inclure des périodes dédiées à des tâches spécifiques, des moments réservés à la planification et à la réflexion, ainsi que des limites claires quant aux distractions potentielles. Une discipline personnelle solide aide les commerciaux à éviter la procrastination, à gagner en efficacité et à rester alignés sur leurs objectifs.
Gestion des interruptions : Les interruptions peuvent être extrêmement préjudiciables à la productivité des commerciaux. Cela peut être des appels téléphoniques non planifiés, des e-mails incessants, des réunions non essentielles ou des interruptions constantes des collègues. Pour optimiser la gestion du temps, les commerciaux doivent apprendre à gérer ces interruptions de manière efficace. Cela peut se faire en utilisant des plages horaires spécifiques pour répondre aux e-mails et aux appels, en établissant des règles de disponibilité claires et en communiquant les moments où ils doivent se concentrer sur des tâches prioritaires. La gestion proactive des interruptions permet aux commerciaux de maintenir leur concentration et de consacrer leur temps aux tâches les plus importantes.
En combinant une discipline personnelle solide avec une gestion efficace des interruptions, les commerciaux peuvent améliorer significativement leur productivité et leur efficacité dans la gestion du temps et de l’organisation. Cela leur permet de rester concentrés sur les tâches prioritaires, de réduire les retards et de maximiser leur impact sur les résultats commerciaux.
Avantages de la maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation
La maîtrise de la gestion du temps et de l’organisation offre de nombreux avantages concrets pour les commerciaux. Voici quelques-uns des bénéfices qu’ils peuvent en tirer :
Productivité accrue : En identifiant les tâches prioritaires, en planifiant efficacement leur travail et en évitant les interruptions inutiles, les commerciaux peuvent augmenter leur productivité globale. Ils peuvent consacrer plus de temps et d’énergie aux activités qui génèrent de la valeur, ce qui se traduit par une meilleure utilisation de leur potentiel et une réalisation plus rapide des objectifs commerciaux.
Réduction du stress et de l’épuisement : Une gestion du temps et de l’organisation efficace permet aux commerciaux de mieux équilibrer leur charge de travail, de minimiser les retards et de prévenir le sentiment d’être submergé. Cela réduit le stress lié à des échéances manquées ou à une surcharge de tâches, contribuant ainsi à prévenir l’épuisement professionnel et à favoriser le bien-être.
Amélioration de la satisfaction client : Lorsque les commerciaux maîtrisent la gestion du temps et de l’organisation, ils sont en mesure de répondre plus rapidement et plus efficacement aux demandes des clients. Cela renforce la satisfaction client, favorise la fidélité et crée des opportunités de développement des relations commerciales à long terme.
Développement professionnel : La gestion du temps et l’organisation sont des compétences transversales qui peuvent profiter aux commerciaux tout au long de leur carrière. En les maîtrisant, les commerciaux développent des compétences essentielles en matière de planification, de priorisation et d’efficacité, ce qui les rend plus performants dans leur travail quotidien et les positionne favorablement pour des rôles de leadership et de responsabilité accrue.
Pour continuer à améliorer leur gestion du temps et de l’organisation, voici quelques conseils pratiques que les commerciaux peuvent suivre :
Établir des objectifs clairs : Définir des objectifs spécifiques et mesurables permet aux commerciaux de garder le cap et de donner une direction claire à leurs actions quotidiennes.
Évaluer et ajuster : Il est important de régulièrement évaluer l’efficacité de ses méthodes de gestion du temps et de l’organisation. Si certaines approches ne fonctionnent pas aussi bien que prévu, il est important d’ajuster et d’expérimenter de nouvelles stratégies.
Se former et se tenir informé : Participer à des formations, lire des livres ou des articles sur la gestion du temps et de l’organisation permet aux commerciaux d’acquérir de nouvelles compétences et de rester à jour avec les meilleures pratiques.
Utiliser la technologie : Les outils technologiques tels que les applications de gestion des tâches, les calendriers électroniques et les outils de planification peuvent être des alliés précieux pour les commerciaux. Ils peuvent aider à automatiser certaines tâches et à organiser efficacement les activités.
En mettant en pratique ces conseils et en développant continuellement leurs compétences en gestion du temps et de l’organisation, les commerciaux peuvent atteindre de nouveaux sommets de performance et maximiser leur impact sur leurs résultats professionnels.
En conclusion, la gestion du temps et de l’organisation sont des compétences essentielles pour les commerciaux. En identifiant les tâches prioritaires, en utilisant des techniques et des outils pratiques, en cultivant une discipline personnelle et en gérant efficacement les interruptions, les commerciaux peuvent améliorer leur productivité, réduire le stress et optimiser leur efficacité dans un environnement professionnel compétitif. En investissant dans le développement de ces compétences essetielles en matière de soft skills, les commerciaux peuvent véritablement transformer leur carrière et se démarquer dans leur domaine.
Eric VERNIER
Intervenant Expert des Forces Commerciales.
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